領収書は必ず必要でしょうか。 

誰でもご存知のことですが、税務調査では必ず領収書はチェックされます。 

なぜならば、領収書は会社が経費を支払ったという最も強力な証拠になるからです。 

では、領収書がないと経費で落とせないかというとそのようなことはありません。 

領収書はあくまでも、会社が経費を支払ったという証拠のうちの一つでしかありません。 

重要なのは、帳簿の記載です。

支払った日付

支払った金額

内容

誰から買ったか 

取引に関してこの4つの項目がすべて記載されていることが重要です。 

そして会社は、この4つの事項の事実を説明できる「資料」を保存して置かなければなりません。 

しかし、その資料は必ずしも「領収書」である必要はありません。 

相手からの請求書があれば、銀行振り込みの事実を通帳で示せます。 

また最近は、ネットで購入することも増えています。

ネットで購入すると、領収はもとより納品書も無い場合があります。

ソフトを購入した場合は、「もの」すらありません。 

そういう場合は、「4つの事項」がわかるような画面をコピーしておきましょう。 

支払いの事実は、カードの明細でも振込の明細でもOKです。 

では、現金で支払っても領収書の出ない場合はどうするか？ 

交通費、香典、割り勘の飲食代、領収書をもらい忘れた場合。 

全く心配いりません。

「4つの事項」をメモ書きで程度でもいいので必ず記録を残しておきましょう。 

金額にもよりますが、「メモ」が税務調査で問題になることはまずありません。

仮に疑われたとしても、「うそだ」と証明する責任は税務署にあります。 

交通費は、飛行機でも新幹線でも問題ありません。

その代り出張に行ったという事実を示す書類を残しておきましょう。 

ベトナムに出張に行くのに、まさか泳いで行ったのではと疑う人はいません。 

さて、「上様領収書」です。 

結論から言えば、問題ありません。 

ただし、「証拠力の強さ」から言えば、やや劣ります。

他人が払った領収書をもらったのでは？という疑いには答えられません。 

また、税務調査で飲食代の領収書がほとんど「すべて上様」だったら相当調査官の印象を悪くするのも事実です。 

「上様領収書」は「領収書」として立派に証拠書類になりますが、会社として従業員に対しては、「社内規則」として、必ず宛名を書いてもらうように指導しましょう。 

ちなみにレジの「レシート」も立派な証拠書類です。 

税務署の調査官は、手書きの領収書よりもレジのレシートを信用します。 

購入した内容、飲み食いした内訳、人数等が詳細に記録されています。 

コンビニで文房具を買って、わざわざ領収書を発行してもらう必要は全くありません。